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罗湖区建筑工务局档案管理制度(试行)

发布时间:2018-07-18

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    为了加强我局部档案业务建设,进一步提高档案管理水平,根据广东省和深圳市有关档案管理的规定,特制订本制度。

    一、 档案管理体制

    1、各部门负责工程中形成的文件材料收集、整理和按时向城建档案室移交归档工作。

   2、档案员必须忠于职守,具有大专以上文化程度或助理馆员以上专业技术职称,并经过市以上档案行政管理部门的岗位培训,能胜任工作。

    二、档案资料的形成和归档

    1、档案资料包括我局在各项工程和内部管理工作过程中形成的具有考查利用价值的各种文字、实物、信息载体以及工程有关的其他资料。档案员负责集中统一管理各类档案资料,所有文件材料和档案资料应由档案室按规定向城建档案馆移交归档。

    2、将我局档案材料的形成、累积、整理和归档工作纳入各部门工作计划之中,列入各部门的职责范围,明确有关人员的岗位职责,并确定一名领导分管此项工作。全体工作人员,都必须无条件按规定提交归档材料,任何人都不得将归档的材料据为私有。

    3、如发现归档文件材料不完整或以复印件代替原件的,要及时通知承办人,在一周内补回或追回有关材料,承办人确实无法找到原件的,要写成书面说明经领导签署意见后送档案室归档保存。

    三、档案的管理

    1、档案整理与入库各部门应配备一定数量的档案柜,临时存放工程档案。各部门接收档案时必须认真验收,并办理交接手续。对接收后的归档材料,要组织力量按规定对其进行分类、装订、电脑录入、编号、装盒、编目、入库和保管。

    2、编制档案检索工具

    各部门在编制档案时应编制档案目录和检索工具。

    3、档案统计工作

    要建立健全档案统计制度,每年编制基本情况统计表,对档案的归档、库藏、设备、借阅和利用等状况进行登记和统计,统计数据要以原始记录为依据,做到准确可靠。

    4、档案的管理

    档案存放应使用铁质箱或档案密集架,箱柜排列方式要便于查找。定期对档案进行检查、清理、核对工作,做到账务相符;对破损或载体变质档案及时进行修补和复制。

    5、档案的查阅利用

    各部门工作人员因工作需要,可向档案员借阅和利用档案资料,但必须遵守我局制定的档案查阅规定。

    6、档案的鉴定和销毁

    1)为了鉴定档案的保存价值,正确划分保管期限,组织并报告到期的档案进行鉴定销毁工作。

    2)档案鉴定分两次进行:归档前对文件材料价值进行鉴定;归档后对保管期满档案的存毁进行鉴定,并确定新的保管期限,及时销毁失去保存价值的档案。

    3)鉴定中如发现档案不准确、不完整的应及时修改或补充。

    4)经鉴定认为要销毁的文件材料及档案资料,应列出清单,并附上申请销毁的书面报告,报分管领导审批。

    7、档案管理现代化

    1)档案管理现代化是局办公现代化管理的组成部分,应列入局现代化管理的整体计划。

    2)应逐步采用以电子计算机为主,包括缩微、扫描技术和各种先进设施、办公自动化等现代管理手段,档案管理范围逐步扩大到电子文件归档和电子档案管理。