• 索 引 号:000000-02-2017-091220
  • 发布机构:罗湖区建筑工务局
  • 发布日期:2017-01-03
  • 名 称:罗湖区建筑工务局工程文件材料归档管理办法(试行)
  • 文 号:

政策法规

罗湖区建筑工务局工程文件材料归档管理办法(试行)

信息复核时间:2018-07-18
  • 法规名称:罗湖区建筑工务局工程文件材料归档管理办法(试行)
  • 内容:

        为加强政府投资的建设工程项目档案(以下简称工程档案)的管理,规范我局工程文件材料归档工作,明确归档管理职责及相关业务要求,结合我局实际,制定本办法。

    第一章    职责分工

        一、工程文件归档管理总则

        1、工程文件材料的归档管理是在我局统一指导下,以协调各科室和各项目参建单位为基础的管理网络。

        各科室负责收集、整理自己职责范围内的工程文件资料,根据工程的进展情况分阶段移交给档案室。档案管理贯穿项目建设的全过程,包括前期、实施及竣工验收阶段。

        2、局办公室设立档案室,负责工程档案的日常管理工作。成立工程项目组时,应明确工程项目负责人对工程资料的管理,以保证工作的正常进行。

        3、参与我局工程勘察、设计、施工及监理的单位,应依照合同约定设立资料室(员)或联系人,明确专人管理所参与项目的工程档案。

        二、局档案室工程文件档案管理基本职责

        1、依据相关档案工作的法律、法规和工程建设管理程序,制定我局系统内工程档案管理的各项规章制度和业务标准,并监督实施。

        2、集中管理我局组织建设的所有工程档案,确保其完整、准确、系统和安全,并负责工程档案的收集、整编、入库、利用等日常工作。

        3、根据工程的进展情况。检查、监督各科室的档案工作,分阶段接收各参建单位的工程材料,确保档案工作能与建设同步进行。

        4、协助工程档案专项验收、检查施工单位编制的竣工档案,并督促其办理档案移交。

        5、提供各类文件归档目录以及各种施工统表。

        6、负责收集、整理其它与工程建设有关的资料。

        三、各部门的归档管理职责

        1、部门领导的职责

        负责项目建设过程中档案的组织与协调。根据有关文件精神,落实档案管理人员;制定并落实本项目文件材料归档措施;做好各参建单位文件材料收集归档等事项的协调;落实施工现场安全保存工程文件材料必需的设施和设备。

        2、项目工程师的职责

        负责本专业相关文件的办理、积累和移交归档;负责督促监理单位和施工单位等各参建单位做好施工过程中的各种施工记录、检验记录、交工验收记录、会议纪要及工程有关文件,并审核施工单位编制的竣工档案,确保本专业文件完整、准确、真实;负责本专业重要施工阶段现场拍摄和录像工作。

        3、档案管理人员的职责

        1)负责项目实施和竣工验收阶段工程文件材料的收集、积累和归档,保管和传送工程建设过程中所有文件材料(含照片、录像、电子文件)等,并建立项目文件分类管理台帐,满足施工和竣工阶段文件的使用。

        2)根据城建档案馆的规定及局档案室的要求,指导和审核施工单位编制的竣工档案。

        3)负责组织工程档案的专项验收工作,接收施工及监理单位的竣工档案,及时办理工程档案移交。

     

    第二章   保障办法

        四、工程项目建设中的归档保障办法

        为确保工程文件材料及时归档,在组织工程建设管理的过程中均应同时体现工程文件材料归档的相关要求,并应在工程招投标、合同签定、工程结算三个环节强化工程文件材料归档工作要求。

        1、工程招投标。工程文件材料归档管理须纳入招投标管理,在拟定设计、施工、监理、造价咨询、设备订货与安装等招投标文件时,应将工程文件归档要求纳入招投标文件,其中必须明确施工总包单位和监理单位档案员必须持有深圳市城建档案上岗证。投标文件必须包含工程文件材料归档承诺,否则应视为不合格标。

        2、合同签订。在签订设计、施工、监理、订货等合同时应有明确的工程文件归档管理条款,明确规定应归档的文件材料内容、介质、分数、移交时间、质量要求、交接办法等,如因合同相关条款不明确,导致合同方拒交或无法全部提交工程档案时,将追究合同主办人或项目负责人的责任。

        3、工程结算。将工程档案移交签字单,作为办理工程结算款支付手续的必备材料,以确认工程文件已归档。

     

    第三章   工程文件材料归档业务内容

        五、工程文件材料归档范围、保管期限及归档责任单位

         凡本局在组织、协调、监督和管理政府投资的工程建设活动中形成的,具有永久和长期保存价值的各种图纸、图表、文字资料、照片、录像、录音、电子文件等文件资料,均应归档。

        项目前期、项目实施及竣工验收各阶段形成的综合文件材料(简称甲方综合文件材料)及声像材料、电子文件,其归档范围、保管期限及归档责任单位见附件,监理文件材料和施工文件材料归档范围按深圳市城建档案归档范围执行,归档责任单位为项目组。

        六、工程文件材料归档移交与整理份数

        工程文件材料的归档,按照管理流向的不同,分为A类档案和B类档案。A类档案,原件需移交市(区)城建档案馆保管,B类档案,原件由本局或使用单位保管。

        考虑到工程竣工后,需整体向使用单位移交,因此,局档案室主要保管甲方综合文件材料、监理方档案材料、设计施工与竣工图电子文件以及声像材料等,其他类档案按规定向市(区)城建档案馆及使用单位移交。具体整理份数及移交情况如下:

        1、甲方综合档案。A类档案,一式三套,原件移交市(区)城建档案馆(以下简称进馆),两套副本交局档案室及使用单位各一套;B类档案一套原件交局档案室保存,需移交使用单位的,另整理一套副本交使用单位。

        2、监理档案。A类档案一式三套,原件进馆,副本交局档案室及使用单位各一套;B类档案一式二套,原件交局档案室,副本交使用单位。

        3、施工竣工档案。A类档案一式二套,原件进馆,副本交使用单位;B类档案一套,原件交使用单位。同时将档案移交书交局档案室备案。

        4、竣工图电子文件。一式三套,城建馆、局档案室及使用单位各一套。

        5、照片、录像等声像档案。A类档案一式二套,原件进馆,一套交局档案室,B类档案一套,由局档案室保存。

        七、工程文件材料归档时间要求

        按照部门分阶段归档的原则,工程文件材料的归档时间如下:

        1、前期文件在项目立项后一周内由项目负责人将原件一次移交给局档案室,复印件留存备用;

        2、招投标及合同文件在项目招投标及合同签订后,一周内由项目负责人一次移交给局档案室。

        3、工程实施阶段文件及竣工验收文件,由负责科室保管。

        4、工程竣工合格后,三个月内,办理完所有工程文件材料的移交归档工作。

        八、归档文件质量要求

        1、归档文件应真实、准确、完整,各种签字手续完备,签字人资格应符合相关法规和规范要求,原件严禁用复印、复写及易褪色墨水编制和书写。

        2、纸质文件整理立卷、竣工图折叠、电子文件归档、声像照片归档应符合国家、广东省和深圳市现行规范要求。

        3、各部门应认真审核归档文件,编制详细的移交清单,并对档案的完整性和准确性负责。

        九、工程文件材料归档程序:

        1、工程竣工后,档案室协助项目组将甲方综合文件材料按A、B类进行初步分类整理立卷,同时督促各参建单位按规定整理好各自的竣工档案。

        2、档案室组织并提请城建档案馆进行工程档案预验收,取得《建筑工程竣工档案预验收意见书》。

        3、A类竣工档案,按预验收意见整改后,填写《移交竣工档案授权书》一份和《工程档案移交书》一式三份,分别由各部门负责人、资料员签字后交局办公室盖章,再向城建档案馆办理移交;B类竣工档案,由局档案室组织各参建单位按预验收意见整改后,办理档案的接收手续。

        4、所有档案收集齐全后,局档案室列出档案移交清单向城建档案馆办理档案移交手续。为方便办理移交,也可以按专业或不同的参建单位档案分批分期办理。

        5、最后由档案室向城建档案馆办理B类档案的《深圳市分流管理工程档案信息备案表》。

        十、涉及财务管理的计量支付等工程文件内容按财务管理相关规定执行。

        十一、自本办法颁发之日起。局新建项目按本办法执行,在建项目待档案库完善后执行,已完工项目逐步清理。

     

    附件:甲方综合文件材料和声像材料归档范围与保管期限表

     

    甲方综合文件材料和声像材料归档范围、保管期限表

    序号

    归档文件名称

    保管期限

    移交使用单位与否

    管理流向

     

    立项审批文件

     

     

     

    1

    立项申请报告批复文件

    长期

    A

    2

    项目可行性报告及评审文件

     

     

     

    项目建议书

    长期

    A

    可行性研究报告

    长期

    A

    可行性研究报告评审文件

    长期

    A

    3

    项目环境影响评估报告书

    长期

    A

    4

    上级部门关于项目建设的决议、批示及重要会议纪要和知道性文件

    长期

    A

    5

    计划立项批复

    长期

    A

    6

    固定资产投资许可证

    长期

    A

     

    建设用地、征地文件、测量文件

     

     

     

    7

    项目选址意见书、用地预审批文件

    长期

    A

    8

    建设用地规划许可证

    长期

    A

    9

    土地使用权出让合同书、补充协议书、用地方案图、宗地图

    长期

    A

    10

    红线地界桩放点报告

     

    长期

    A

     

    工程场地勘察文件

     

     

     

    11

    工程场地勘察报告(含文水地质资料)

    长期

    A

    12

    场地地震评价报告

    长期

    A

     

    初步(方案)设计与审批文件

     

     

     

    13

    主体结构信息及主体结构计算结果

    长期

    A

    14

    方案设计图及初步设计图纸和说明

    短期

     

    B

    15

    设计方案专家论证意见

    长期

     

    B

    16

    设计文件质量检查报告

    长期

    A

    17

    方案设计阶段使用方的书面确认书

    长期

     

    B

    18

    初步设计阶段专业技术咨询意见报告

    长期

     

    B

    19

    初步(方案)设计审查意见书

    长期

    A

    20

    初步设计阶段使用方的书面确认书

    长期

     

    B

    21

    初步(方案)设计审查意见书

    长期

    A

    22

    施工图设计审查意见书

    长期

    A

    23

    施工图设计阶段使用方面的书面确认书

    长期

     

    B

    24

    消防设计审核意见及消防材料设备备案表

    长期

    A

    25

    民防地下室建设意见征询单及初步设计审查意见书

    长期

    A

    26

    燃气工程施工图审图意见

    长期

    A

    27

    供电审图意见

    长期

    A

    28

    供水审图意见

    长期

    A

    29

    锅炉及压力容器安装审图意见

    长期

    A

    30

    建筑抗震设计审查意见

    长期

    A

    31

    环境影响审查批复文件

    长期

    A

    32

    节能设计审查意见

    长期

    B

    33

    其他有关部门审查意见

    长期

    B

    34

    项目环境影响公示及回复意见

    长期

    B

    35

    “四新”技术使用情况有关文件材料

    长期

    B

    36

    课题研究成果报告、总结报告及有关材料

    长期

     

    B

    37

    前期工作阶段有关协调会议纪要

    长期

     

    B

    38

    前期工作阶段各种往来文件

    长期

     

    B

    39

    前期工作总结报告

    长期

     

    B

     

    招投标与合同管理文件

     

     

     

    40

    直接法宝申请与批复文件

    长期

     

    A

    41

    招标公告、招标组织形式备案、招标文件、中标同志等各类文件呈批表

    长期

     

    B

    42

    招标文件(各补遗书、答疑书)

    长期

     

    B

    43

    中标单位投标文件(含技术、商务标书)

    长期

     

    B

    44

    招标报名核查情况表

    长期

     

    B

    45

    抽签结果报告/评标报告、评标结果汇总

    长期

     

    B

    46

    中标候选人商务标澄清纪要、造价分析报告

    长期

     

    B

    47

    定标书、中标通知书

     

     

     

    设计、勘察、监理、工程施工定标书、中标通知书

    长期

     

    A

    其他类定标书、中标通知书

    长期

     

    B

    48

    预算(标底)审计通知书、标底公示表

    长期

     

    B

    49

    招标过程中各有关部门的协调会纪要

    长期

     

    B

    50

    招标不良行为纪录处理通知

    短期

     

    B

    51

    落标单位投标文件

    短期

     

    B

    52

    招投标情况报告

    长期

     

    B

    53

    招投标(发包)程序完成证明书

    长期

     

    B

    54

    招标过程形成的其他文件;如退标函、通知、往来文件等

    长期

     

    B

    55

    履约保函文件(复印件)

    短期

     

    B

    56

    材料设备参考品牌确定有关材料

    长期

     

    B

    57

    各类合同:含合同呈批、协议书、合同专用条款、合同通用条款工程质量保修书、法人代表证明书、法人授权委托证明书、防腐保廉公约等

     

     

     

    设计咨询、招投标代理、工程造价咨询、设计、勘察、监理等合同

    长期

    A

    施工图强制审查、简易工程、设备采购、材料采购、进口代理、工程检测、政府规费、现场临时设施等其他各类合同

    长期

    B

    58

    合同争议、变更、违约处理材料

    长期

    A

    59

    合同履行过程中的执行情况、修改建议、重大罚款事宜报告

    长期

    B

    60

    合同履约评价材料

    长期

     

    B

     

    开工许可与审批文件

     

     

     

    61

    建设工程规划许可与批准文件

     

     

     

    建设工程规划许可证等工程规划许可文件及附件

    长期

    A

    桩基础提前开工证明书

    长期

    A

    62

    建设工程施工许可证及特种工程施工许可文件

    长期

    A

    63

    工程质量监督登记文件

    长期

    A

    64

    施工安全监督登记文件

    长期

    A

    65

    起重机械安装、改造施工核准通知

    长期

    A

    66

    建筑物命名批复书及更名通知

    长期

    A

    67

    市政(路口)审批文件

    长期

    A

    68

    工程建设前期法定建设程序检查表

    长期

     

    A

     

    工程咨询文件

     

     

     

    69

    阶段设计监理审核报告

    长期

    B

    70

    设计监理审核总报告

    长期

    A

    71

    工程造价咨询报告

    长期

    A

    72

    招投标咨询报告

    长期

    B

     

    工程概预算文件

     

     

     

    73

    工程投资估算

    长期

     

    B

    74

    工程设计概算

    长期

     

    B

    75

    施工图预算

    长期

     

    B

     

    项目接收

     

     

     

    76

    项目接受依据性文件:上级机关的书面文件、会议纪要或领导批示、有关行政主管部门的书面委托

    长期

     

    B

    77

    交接会议纪要或移交协议书

    长期

     

    B

    78

    项目概况表

    长期

     

    B

    79

    合同签订、执行及支付情况材料

    长期

     

    B

    80

    移交资产总表及明细表

    长期

     

    B

    81

    文件资料交接清单

    长期

     

    B

     

    项目管理文件

     

     

     

    82

    建设方项目机构人员组成及负责人任命书

    长期

     

    A

    83

    建设方管理人员变更通知

    长期

     

    A

    84

    项目组管理方案

    长期

     

    B

    85

    投资控制责任表

    长期

     

    B

    86

    合同管理台账

    长期

     

    B

    87

    变更管理台账

    长期

     

    B

    88

    工程变更发包人审批表、变更指令、变更申报表、变更费用估算表

    长期

     

    B

    89

    项目建设过程中重大事故或重大技术问题处理有关材料

    长期

     

    B

    90

    项目建设重大活动纪录文件

    长期

     

    B

    91

    项目建设有关问题的重要文件或协调会议纪要

    长期

     

    B

    92

    与使用单位及其他有关单位的往来文件

    长期

     

    B

    93

    项目统计月报、年报

    短期

     

    B

    94

    施工新技术推广、研究、试验总结性文件

    长期

     

    B

    95

    外出学习、考察重要的材料、考察报告

    长期

     

    B

    96

    项目管理总结

    长期

     

    B

     

    竣工验收管理文件

     

     

     

    97

    工程竣工验收申请表

    长期

    A

    98

    工程竣工验收会议纪要

    长期

    A

    99

    工程竣工验收整改意见

    长期

    A

    100

    工程竣工验收整改意见处理报告

    长期

    A

    101

    竣工验收备案表

    长期

    A

     

    工程质量评估及检查文件

     

     

     

    102

    工程质量评估报告

    长期

    A

    103

    勘察文件质量检查报告

    长期

    A

    104

    设计文件质量检查报告

    长期

    A

    105

    建筑工程室内环境质量检测报告

    长期

    A

    106

    建筑工程土壤氡浓度检测报告

    长期

    A

     

    工程竣工质量验收纪录文件

     

     

     

    107

    单位(子单位)工程质量控制资料核查纪录

    长期

    B

    108

    单位(子单位)工程安全和功能检验资料核查及主要功能抽查纪录

    长期

    B

    109

    单位(子单位)工程观感质量检查纪录

    长期

    B

    110

    单位(子单位)工程质量竣工验收纪录

    长期

    B

    111

    房屋建筑工程竣工验收报告

    长期

    A

     

    工程竣工专项验收文件

     

     

     

    112

    消防工程验收意见书

    长期

    A

    113

    电梯(扶梯)验收结果通知单

    长期

    A

    114

    燃气工程竣工验收报告

    长期

    A

    115

    施工安全与文明施工竣工评价书

    短期

    B

    116

    规划验收合格证(附《建设工程竣工验收测量报告》)

    长期

    A

    117

    环保验收合格证

    长期

    A

    118

    民防工程竣工验收报告

    长期

    A

    119

    噪声源治理工程验收合格证

    长期

    A

    120

    污水排放许可证

    长期

    A

    121

    其他专项验收证书

    长期

    B

    122

    白蚁防(整)治报告

    短期

    B

     

    竣工结算文件

     

     

     

    123

    工程造价审定书

    长期

    A

    124

    工程结算书

    长期

    B

    125

    监理单位出具的结算审核文件

    长期

    B

    126

    咨询公司出具的结算审核文件

    长期

    B

    127

    交付使用财产总表

    长期

    B

    128

    财产明细表

    长期

    B

     

    工程质量保证及保修文件

     

     

     

    129

    房屋建筑工程质量保修书

    长期

    B

    130

    住宅质量保证书

    长期

    B

    131

    住宅使用说明书

    长期

    B

    132

    建筑物沉降观测文件及总结报告

    长期

    B

    133

    建筑物沉降倾斜、纠偏处理文件

    长期

    B

    134

    工程保修期问题处理文件

    长期

     

    B

     

    工程移交材料

     

     

     

    135

    工程及实物移交清单、移交手续

    长期

     

    B

    136

    工程资料移交清单

    长期

     

    B

    137

    设备资料移交清单

    长期

     

    B

    138

    资产移交总表及明细表

    长期

     

    B

     

    电子文件

     

     

     

    139

    方案设计图

    长期

     

    B

    140

    初步设计图及设计总说明

    长期

     

    B

    141

    施工图

    长期

     

    B

    142

    竣工图

    长期

    A

     

    声像照片

     

     

     

    143

    建筑场地施工前地税照片或录像

    永久

    A

    144

    工程建设过程主要阶段照片或录像

    永久

     

    A

    地基及桩基础施工照片或录像

    永久

     

    A

    主体施工照片或录像

    永久

     

    A

    建筑物封顶照片或录像

    永久

     

    A

    其他重要的施工工序照片或录像

    永久

     

    A

    145

    重要活动照片或录像资料

    永久

     

    A

    工程奠基或开工仪式照片或录像

    永久

     

    A

    基础及主体中间验收会议照片或录像

    永久

     

    A

    工程竣工验收及落成典礼照片或录像

    永久

     

    A

    146

    工程建设过程中重大质量事故及处理结果照片或录像

    永久

    B

    147

    新技术、新工艺施工实施纪录

    永久

     

    B

    148

    重要领导人参观或出席会议照片或录像

    永久

     

    A

    149

    工程竣工后建筑物照片或录像

    永久

     

    A

     备注:①管理流向,A类表示原件必须移交市城见档案馆保管,移交时需同时提供扫描文件或电子文件;B类表示原件由署档案室保管。②是否移交使用单位一栏,“√”表示需要,空白表示不需要。